Anfangen, ohne sich zu verrennen
Jemand in Ihrem Betrieb nutzt schon KI, oder Sie überlegen es. Dieses Kapitel sagt, womit Sie beginnen und womit nicht. Es ist der Einstieg in sieben Kapitel und einen Abend zum Ausprobieren.
Stand 22.09.2026. Produktangaben geprüft an den Hilfeseiten der Hersteller. Nächste Prüfung: Dezember 2026.
Wenn Sie nur fünf Minuten haben
Fangen Sie nicht mit dem Werkzeug an, sondern mit Ihren Aufgaben. Kreuzen Sie im Selbst-Check an, was bei Ihnen jede Woche von Hand läuft. Danach sehen Sie, wo KI helfen kann, ohne ein Werkzeug zu öffnen. Zum Selbst-Check
Wofür dieser Leitfaden ist, wofür nicht
Wir fangen nicht mit dem Tool an. Am Anfang steht die Frage, was bei Ihnen jede Woche von Hand läuft. Erst danach kommt die Frage, womit.
Dieser Leitfaden ist kein Prompt-Kurs, keine Rechtsberatung und kein Werkzeugverkauf. Er erklärt, was Copilot und Claude in einem kleinen Betrieb tun können. Er sagt, welche Regeln Sie vorher brauchen. Und er sagt, wo Sie Ihre Kanzlei fragen müssen und nicht uns. Jedes Kapitel steht für sich.
Drei Horizonte
Drei Stufen helfen Ihnen, ein Angebot oder eine Idee schnell einzuordnen.
| Horizont | Was das heißt | Woran Sie es erkennen |
|---|---|---|
| Von Hand zu digital | Was heute abgetippt, übertragen oder mehrfach gescannt wird, liegt digital an einem Ort. | Niemand sucht mehr die aktuelle Fassung. |
| Automatisiert und KI-gestützt | Das Wiederkehrende läuft ohne Hand. KI arbeitet auf geordneten Daten mit Regeln. | Ein Vorgang läuft durch, ohne dass jemand ihn anstößt. |
| Autonom | Systeme entscheiden und handeln in festen Grenzen selbst. | Diesen Horizont zeigen wir. Wir verkaufen ihn nicht. |
Die Reihenfolge ist keine Empfehlung, sondern eine Bedingung. Der zweite Horizont trägt nur, wenn der erste sauber ist. Wer Chaos automatisiert, bekommt schnelleres Chaos.
Microsoft nennt das Aufräumen von Berechtigungen selbst als Voraussetzung für gute Copilot-Ergebnisse. Copilot mit Zugriff auf Firmendaten zeigt einer Person nur, was sie ohnehin sehen darf. In gewachsenen Ablagen ist das oft zu viel.
Was KI heute kann, was nicht
Stellen Sie sich eine Aushilfe am ersten Tag vor. Sie schreibt sauber, rechnet flott und kennt jedes Fachwort. Sie weiß nur nichts über Ihren Betrieb. Und am nächsten Morgen fängt sie wieder bei null an, wenn Sie nichts dagegen tun. Wie Sie dem Werkzeug ein Gedächtnis geben, steht in Kapitel 4.
Was Microsoft selbst als Alltagsaufgaben nennt:
- Eine Mail entwerfen oder einen langen Verlauf zusammenfassen.
- Eine Besprechung zusammenfassen und Aufgaben festhalten.
- Eine Tabelle auswerten und erklären lassen.
- Einen Text kürzen oder umschreiben.
- Eine PDF-Datei hochladen und Fragen dazu stellen.
Diese fünf Aufgaben dokumentiert Microsoft für Copilot in Word, Excel, Outlook, Teams und Copilot Chat. Anthropic nennt als Beispiel ein Angebot, das Claude aus Sprachnotiz und Besuchsfotos in der eigenen Vorlage erzeugt. Das sind Herstellerbeispiele. Ob sie bei Ihnen tragen, zeigt der Selbst-Check am Ende dieses Kapitels.
Was KI nach unserer Einschätzung nicht kann: Sie prüft nicht, ob etwas stimmt. Fehlt ihr Wissen, füllt sie die Lücke oft mit plausibel klingenden Angaben. Sie kennt Ihre Dateien nicht von allein. Die in Microsoft 365 enthaltenen Copilot-Stufen greifen nicht automatisch auf Ihre Firmendaten zu. Und sie trägt keine Verantwortung. Anthropic schreibt selbst: Für alle Aktionen, die Claude in Ihrem Auftrag ausführt, bleiben Sie verantwortlich.
Die Pflicht zur KI-Kompetenz
Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Er verpflichtet jeden Betrieb, in dem jemand ein KI-Werkzeug im Job nutzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz seines Personals zu ergreifen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt er in neuer Fassung: Die Maßnahmen sollen die KI-Kompetenz fördern, ein bestimmtes Niveau ist nicht geschuldet.
Nach unserer Lesart sieht Artikel 4 kein eigenes Bußgeld und kein Pflichtformat vor. Diese Lesart ist ungeprüft gegen den Gesetzestext. Sie beruht auf der Aufbereitung des Artikels bei artificialintelligenceact.eu zur Verordnung (EU) 2024/1689.
Für Sie heißt das nach unserer Einschätzung: Sie sollten eine Maßnahme benennen und belegen können. Dieser Leitfaden ist ein Baustein dafür, keine Erfüllung. Die Schulung an den eigenen Aufgaben kommt bei uns erst nach den Regeln: Datenklassen, Freigabe, Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis. Warum diese Reihenfolge gilt, steht in Kapitel 6.
Keine Rechtsberatung. Rechtsfragen klärt Ihre Kanzlei.
Der Selbst-Check: Wo nimmt KI Ihnen Arbeit ab?
Sie müssen dafür kein KI-Werkzeug öffnen. Kreuzen Sie an, was bei Ihnen jede Woche von Hand läuft. Schätzen Sie, wie oft und wie lange. Wir speichern nichts.
Rechnen Sie für jede angekreuzte Aufgabe: wie oft mal Minuten. Die Summe ist Ihre Zeit pro Woche für Aufgaben, bei denen die Hersteller KI als Hilfe nennen.
Ihre Wochenbilanz erscheint hier, sobald Sie eine Aufgabe ankreuzen.
Ihre Wochenbilanz
Anfangen würden wir mit
So probieren Sie eine dieser Aufgaben aus: mit Copilot (Kapitel 3) oder mit Claude (Kapitel 4). Oder Sie sprechen mit uns darüber.
Die Summe beruht auf Ihren Schätzungen. Wie viel davon KI übernehmen kann, hängt nach unserer Einschätzung von Ihren Unterlagen ab.
Nehmen Sie die Aufgabe, die im Selbst-Check am meisten Zeit kostet. Wählen Sie ein Beispiel von letzter Woche, das Sie selbst erledigt haben. So haben Sie den Maßstab schon in der Hand.
- Minute 0 bis 5: Aufgabe wählen
Etwas Kleines, das schon erledigt ist. Eine Antwort auf eine Anfrage, die Zusammenfassung eines Protokolls, ein Text, der kürzer werden musste. Ersetzen Sie Namen, Adressen und Beträge durch erfundene Angaben. Für den Test brauchen Sie keine Kundendaten.
- Minute 5 bis 10: Kontext geben
Sagen Sie dem Werkzeug, was das ist, für wen, in welchem Ton und wie lang. Geben Sie ihm das Ausgangsmaterial mit.
- Minute 10 bis 15: Ergebnis prüfen
Legen Sie das Ergebnis neben Ihre eigene Fassung. Prüfen Sie jede Angabe. Streichen Sie an, was falsch ist, was fehlt und was besser ist als Ihres.
- Minute 15 bis 20: Drei Zeilen notieren
Welche Aufgabe. Was gut war. Was gefehlt hat. Diese drei Zeilen sind Ihr Gesprächsstoff für die Regeln in Kapitel 6.
Womit Sie testen: mit dem, was Sie schon haben. Copilot Chat ist in vielen Microsoft-365-Abos enthalten. Melden Sie sich dafür mit dem Arbeitskonto an. Mit einem privaten Microsoft-Konto nutzen Sie die Verbrauchervariante ohne den Schutz für Firmenkonten.
Nutzen Sie Claude mit einem Plan für Privatpersonen, prüfen Sie vorher die Datenschutzeinstellung. Bei Free, Pro und Max nutzt Anthropic Ihre Chats zum Training, wenn Sie das dort erlauben. Dazu kommen wenige Ausnahmen, etwa Ihr Feedback mit Daumen hoch oder runter. Wie Sie diese Einstellung finden, steht in Kapitel 4.
War das Ergebnis brauchbar, haben Sie einen ersten Anwendungsfall. War es unbrauchbar, lag es nach unserer Einschätzung oft am Kontext und nicht am Werkzeug. Beides ist ein Ergebnis.
Mehr zum Ausprobieren: Claude: der erste Abend.
Eine Checkliste für Ihre KI-Regeln gibt es als Freebie: drei Seiten zum Ausfüllen, als PDF per E-Mail. Sie finden es unten auf dieser Seite.
Wo Sie jetzt weiterlesen.
Wollen Sie wissen, wo Ihr Betrieb steht? Ein erstes Telefonat kostet nichts. Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, was sich bei Ihnen rechnet.
Gespräch vereinbaren →Die Checkliste für Ihre KI-Regeln.
Eine leere Checkliste für Ihre KI-Regeln, auf drei Seiten als PDF. Sie füllen sie selbst aus und halten fest, wie und wo in Ihrem Betrieb KI zum Einsatz kommt. Sie bekommen das Freebie per E-Mail.
- Sieben Punkte zum Durchgehen: Inventar, Verantwortliche, Datenklassen, Freigabe, Kennzeichnung, Schulung und Prüfturnus.
- Keine Vorgaben von uns: Die Felder sind leer, die Antworten geben Sie.
Stand: 22.09.2026.
Lieber direkt? hallo@flowberatung.de