Die drei häufigsten Datensilos in kleinen Unternehmen.

Die drei häufigsten Formen findet ihr wahrscheinlich in vielen kleinen Unternehmen, und meistens fällt keine davon von selbst auf.

Wenn man über Datensilos spricht, denken viele zuerst an große Konzerne mit dutzenden Abteilungen und eigenständigen IT-Systemen. Tatsächlich sind es in kleinen und mittleren Unternehmen fast immer dieselben drei Muster, die den größten Teil der Fragmentierung ausmachen. Sie sind alltäglich, und genau deshalb bleiben sie so lange unbemerkt.

Das Gute daran ist, dass sich diese drei Muster ständig wiederholen und sich deshalb auch gezielt danach absuchen lassen. Für einen ersten Eindruck reicht es, genau diese drei Bereiche bewusst anzuschauen und ehrlich zu prüfen, wie stark sie bei euch jeweils ausgeprägt sind.

Bevor es an die Einzelbeschreibung geht, noch ein genereller Hinweis. Alle drei Muster kommen selten in Reinform vor. Meistens ist es eine Mischung aus ein bisschen E-Mail-Ablage hier, ein bisschen lokaler Speicherung dort und Wissen, das nur eine Person hat. Trotzdem lohnt es sich, jedes Muster einzeln zu betrachten, weil jedes eine eigene Ursache und damit auch eine eigene Lösung hat.

1. Das E-Mail-Postfach als heimliche Ablage

Das E-Mail-Postfach ist vermutlich das am häufigsten missbrauchte Ablagesystem in kleinen Unternehmen. Ursprünglich für Kommunikation gedacht, wird es in der Praxis zu einer Art inoffizieller Datenbank. Vertragskonditionen, die per Mail bestätigt wurden. Absprachen mit Kunden. Rechnungen als Anhang. Wichtige fachliche Erklärungen, die ein Kollege einmal in einer langen E-Mail zusammengefasst hat.

Das Problem liegt in der Struktur. Ein Postfach ist chronologisch organisiert, nicht thematisch. Um eine bestimmte Information wiederzufinden, braucht ihr entweder ein gutes Gedächtnis oder die richtigen Suchbegriffe. Und selbst dann bekommt ihr nur Zugriff, wenn es euer eigenes Postfach ist. Wenn eine Kollegin krank wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt, oder wenn eine KI-Anwendung Zugriff auf "alle Kundeninformationen" braucht, stößt diese Struktur an ihre Grenzen, denn Postfächer sind fast nie zentral durchsuchbar, und ihr Inhalt ist selten in eine Form gebracht, mit der ein System arbeiten kann.

Ein einfacher Test hilft weiter. Wenn ihr für drei Wochen ausfallen würdet, könnte dann jemand anderes in eurem Unternehmen die wichtigsten Kundenabsprachen der letzten sechs Monate rekonstruieren, ohne euer Postfach zu durchsuchen? Wenn die Antwort Nein lautet, liegt hier ein Silo.

Warum das speziell für KI ein Problem ist

E-Mails sind unstrukturierter Text, oft mit Signaturen, Zitatverläufen und Anhängen vermischt. Selbst wenn eine KI-Anwendung technisch Zugriff auf ein Postfach bekommt, muss sie relevante Inhalte erst aus einer Masse an Kommunikation herausfiltern, ein Vorgang, der fehleranfällig ist, wenn die eigentliche Entscheidung oder Vereinbarung nie an einen strukturierten Ort übertragen wurde.